Nënshkrimi elektronik: çfarë është, si merret

Përgjigje e shkurtër: nënshkrimi elektronik është mënyra dixhitale për të nënshkruar dokumente, me të njëjtën vlerë ligjore si nënshkrimi me dorë. Në Shqipëri merret përmes portalit e-Albania, dhe për biznesin që fiskalizon është i detyrueshëm: pa të nuk kalon asnjë faturë.

Termi ngatërrohet shpesh me foton e firmës sate ose me një emër të shtypur në fund të një email-i. Ato nuk janë nënshkrim elektronik në kuptimin ligjor. Ja dallimi, dhe çfarë ju duhet konkretisht.

Çfarë është nënshkrimi elektronik?

Është një mekanizëm kriptografik që lidh një dokument me identitetin e nënshkruesit. Kur nënshkruani, krijohet një gjurmë matematikore e dokumentit, e koduar me një çelës që e keni vetëm ju. Kushdo mund të verifikojë dy gjëra: se dokumenti vjen vërtet nga ju, dhe se askush nuk e ka ndryshuar pas nënshkrimit.

Kjo është arsyeja pse e ka vlerën ligjore: nuk mbështetet te pamja e firmës, që kopjohet lehtë, por te një çelës që nuk riprodhohet dot. Portali qeveritar e thotë hapur se dokumenti me vulë elektronike ka të njëjtën vlerë ligjore si dokumenti i printuar në letër.

Cilat janë llojet e nënshkrimit elektronik?

Ligji njeh nivele të ndryshme, dhe dallimi ka rëndësi praktike:

• I thjeshtë: çdo formë elektronike që tregon pëlqim, deri te emri i shtypur në fund të një email-i. Vlera provuese është e dobët.
• I avancuar: lidhet në mënyrë unike me nënshkruesin dhe zbulon çdo ndryshim të mëpasshëm të dokumentit.
• I kualifikuar: niveli më i lartë, i lëshuar nga një ofrues i besuar dhe i regjistruar. Ky është ai që barazohet plotësisht me nënshkrimin me dorë, dhe ky është ai që përdoret për fiskalizim.

Kur dikush thotë "certifikatë elektronike" për fiskalizim, e ka fjalën për nivelin e kualifikuar.

Pse i duhet nënshkrimi elektronik një biznesi që fiskalizon?

Sepse çdo faturë që dërgohet te sistemi qendror duhet të jetë e nënshkruar. Nënshkrimi është ai që provon se fatura vjen nga biznesi juaj dhe jo nga dikush që pretendon të jetë ju.

Praktikisht kjo do të thotë: pa certifikatë, programi juaj i fiskalizimit nuk lëshon dot asnjë faturë, sado i mirë të jetë. Është kërkesa e parë teknike, para çdo gjëje tjetër. Procesin e plotë të marrjes e keni te udhëzuesi si të merrni certifikatën elektronike.

Ku merret nënshkrimi elektronik në Shqipëri?

Për biznesin, rruga zyrtare kalon përmes portalit e-Albania, ku aplikoni me llogarinë e biznesit, jo me atë personale. Certifikata lëshohet nga AKSHI dhe kushton rreth 4,000 lekë në vit.

Merrni një skedar të vetëm, të mbrojtur me fjalëkalim, që përmban çelësin tuaj privat. Ai skedar është nënshkrimi juaj: kushdo që e ka bashkë me fjalëkalimin mund të nënshkruajë në emrin tuaj, ndaj trajtohet si çelësi i kasës.

Sa vlen ligjërisht një nënshkrim elektronik?

Nënshkrimi elektronik i kualifikuar ka të njëjtin efekt juridik si nënshkrimi me dorë. Dokumenti elektronik i nënshkruar rregullisht pranohet si provë dhe nuk mund të refuzohet vetëm sepse është në formë elektronike.

Kjo mbështetet te korniza ligjore për identifikimin elektronik dhe shërbimet e besuara, si dhe te ligji për dokumentin elektronik, të cilat i keni të linkuara në fund të artikullit.

Si dallohet nga skanimi i firmës?

Ky është keqkuptimi më i shpeshtë dhe më i rrezikshmi. Një foto e firmës sate e ngjitur në një PDF nuk është nënshkrim elektronik: ajo kopjohet nga kushdo që e ka parë një herë dokumentin, dhe nuk provon asgjë për integritetin e përmbajtjes.

Nënshkrimi i vërtetë elektronik nuk duket domosdoshmërisht si firmë. Shpesh nuk shihet fare në faqe; qëndron brenda skedarit dhe verifikohet nga programi. Pikërisht kjo e bën të besueshëm.

Ku përdoret përveç fiskalizimit?

• Deklarimet tatimore te e-Filing, ku dokumentet dorëzohen elektronikisht.
• Kontratat me klientë dhe furnitorë, pa nevojën e takimit fizik ose të postës.
• Dokumentet drejt institucioneve, ku shumë shërbime pranohen vetëm elektronikisht.
• Aktet e brendshme të shoqërisë, kur duhet gjurmë e qartë se kush e miratoi dhe kur.

Pra certifikata që merrni për fiskalizim nuk shërben vetëm për faturat: është identiteti dixhital i biznesit tuaj në çdo komunikim zyrtar.

Si verifikohet një dokument i nënshkruar elektronikisht?

Kur merrni një dokument të nënshkruar, mos u mjaftoni me pamjen e tij. Verifikimi bëhet nga programi që e hap: lexuesit e zakonshëm të PDF-ve e tregojnë vetë nëse nënshkrimi është i vlefshëm, kush e ka nënshkruar dhe nëse dokumenti është ndryshuar pas nënshkrimit.

Tri gjërat që duhen kontrolluar janë: a është nënshkrimi i vlefshëm teknikisht, a i përket certifikata personit ose biznesit që pretendohet, dhe a ka skaduar ajo në momentin e nënshkrimit. Nëse ndonjëra bie, dokumenti nuk ka vlerën që duket se ka.

Për faturat e fiskalizuara ky verifikim është edhe më i thjeshtë: skanoni kodin QR ose përdorni veglën tonë falas, dhe shihni direkt te sistemi zyrtar nëse fatura është regjistruar vërtet.

Çfarë duhet pasur kujdes?

• Afati. Certifikata skadon një herë në vit. Në ditën e skadimit faturat ndalojnë; vendoseni si kujtesë një muaj përpara.
• Fjalëkalimi. Nëse humbet, certifikata bëhet e papërdorshme dhe duhet rilëshuar. Ruajeni te një menaxher fjalëkalimesh, jo pranë vetë skedarit.
• Ndarja. Mos e dërgoni skedarin me email ose me aplikacione mesazhesh. Punonjësit që lëshojnë fatura regjistrohen si operatorë, pa e prekur kurrë skedarin.
• NIPT-i. Certifikata i përket biznesit, jo personit. Nëse ndërroni program fiskalizimi, ajo mbetet e njëjta dhe nuk paguhet sërish.

Sa kushton dhe sa zgjat marrja?

Tarifa vjetore për biznesin është rreth 4,000 lekë, e njëjtë pavarësisht madhësisë. Lëshimi merr zakonisht pak ditë pune, por gjatë periudhave me kërkesë të lartë ka zgjatur deri në tri ose katër javë.

Prandaj rregulli praktik është i thjeshtë: aplikoni për certifikatën para se t'ju duhet, jo ditën që ju duhet. Është e vetmja pjesë e procesit të fiskalizimit që varet nga afatet e dikujt tjetër dhe nuk e shpejtoni dot me para apo me nxitim.

Pyetje të shpeshta

A është e njëjta gjë certifikata elektronike dhe nënshkrimi elektronik? Certifikata është mjeti; nënshkrimi është veprimi që kryhet me të. Në praktikë përdoren si sinonime kur flitet për fiskalizim.

A mund ta përdor nënshkrimin tim personal për biznesin? Jo për fiskalizim. Fatura nënshkruhet me certifikatën e biznesit, të lidhur me NIPT-in e tij.

A duhet ta rinovoj çdo vit? Po, çdo vit pa përjashtim, dhe rinovimi bëhet me të njëjtën rrugë si aplikimi i parë, përmes portalit e-Albania.

A vlen jashtë Shqipërisë? Brenda vendit vlen plotësisht. Për përdorim ndërkufitar varet nga njohja e ndërsjellë mes vendeve, ndaj kontrollojeni për rastin konkret përpara se ta mbështetni një kontratë ndërkombëtare vetëm mbi të.

Po nëse ndërroj përfaqësuesin ligjor të shoqërisë? Certifikata i përket biznesit dhe mbetet e vlefshme, por të dhënat e regjistruara duhen përditësuar. Kontrolloni gjithashtu kush ka akses te skedari, sepse largimi i një personi kërkon rishikimin e atij aksesi.

A mund të nënshkruaj nga telefoni? Për faturat po: programi e bën nënshkrimin vetë në server, pavarësisht pajisjes nga e cila lëshoni, ndaj nuk ju duhet ta mbani skedarin në telefon.

Burimet zyrtare

• Vula elektronike dhe vlera e saj ligjore, e-Albania
• Ligji nr. 10 273, datë 29.4.2010 "Për dokumentin elektronik" (PDF)
• AKSHI — agjencia që lëshon certifikatat
• Ligji nr. 87/2019 për faturën dhe sistemin e monitorimit të qarkullimit, i ndryshuar (PDF)

Ky artikull është informues. Korniza ligjore për identifikimin elektronik dhe shërbimet e besuara përditësohet herë pas here; për rastin tuaj konkret konsultohuni me burimet zyrtare ose me juristin tuaj.