Fatura përmbledhëse dhe porositë (ORDER)

Përgjigje e shkurtër: kur klienti paguan më vonë, çdo dorëzim regjistrohet në momentin e vet si porosi, me mënyrën e pagesës "porosi" (ORDER). Në fund të periudhës lëshohet një faturë e vetme përmbledhëse, e cila u referohet të gjitha porosive dhe mbyll pagesën. Asnjë dorëzim nuk mbetet pa dokument dhe klienti merr një faturë të vetme për të paguar.

Ky është një nga rastet më të zakonshme në praktikë dhe një nga më të keqkuptuarit: furra që i çon bukë çdo mëngjes një restoranti, distributori që furnizon një market tri herë në javë, serviseve që i shërbejnë të njëjtit klient gjatë gjithë muajit. Askush nuk paguan në çdo dorëzim; paguhet një herë, në fund. Fiskalizimi e ka të parashikuar pikërisht këtë skemë, vetëm se duhet ndjekur saktë.

Problemi që zgjidh fatura përmbledhëse

Pa të, bizneset përfundojnë në një nga dy gabimet. Ose lëshojnë faturë të plotë në çdo dorëzim dhe pastaj klienti ankohet se ka njëzet fatura për një pagesë të vetme, ose nuk lëshojnë asgjë gjatë muajit dhe faturojnë gjithçka në fund, që do të thotë se mallrat udhëtuan tridhjetë ditë pa asnjë dokument të regjistruar. E dyta është shkelje e pastër: qarkullimi i mallit pa dokument shoqërues sjell gjobë që në kontrollin e parë rrugor.

Skema porosi + faturë përmbledhëse i jep secilit moment dokumentin e vet: dorëzimit i jep regjistrim të menjëhershëm, pagesës i jep një faturë të vetme të qartë.

Si funksionon porosia (ORDER)?

Porosia regjistrohet nga programi juaj njësoj si një faturë, me artikuj, sasi, vlera dhe TVSH, por me dy dallime thelbësore:

• Mënyra e pagesës është "porosi" (ORDER): sistemit i thuhet shprehimisht se kjo vlerë do të shlyhet më vonë, me faturën përmbledhëse.
• Nuk është kërkesë për pagesë: klienti nuk paguan asgjë në atë moment; dokumenti vërteton dorëzimin dhe sasitë.

Porosia fiskalizohet në kohë reale, merr kodet e veta si çdo dokument tjetër dhe shfaqet te portali SelfCare. Nëse dorëzoni mallra fizike, porosinë e shoqëron edhe fleta shoqëruese (WTN) kur transporti e kërkon.

Si e mbyll fatura përmbledhëse periudhën?

Në fund të periudhës së rënë dakord me klientin, java, dy javët ose muaji, lëshoni faturën përmbledhëse. Ajo:

• U referohet porosive një për një: fatura mban listën e referencave të çdo porosie që përfshin, kështu që sistemi e di saktësisht cilat dorëzime po mbyllen dhe asnjë porosi s'mund të faturohet dy herë.
• Mban totalin e periudhës: vlera e saj është shuma e porosive të përfshira, me TVSH-në përkatëse.
• Ka mënyrë pagese reale: transfertë bankare, para në dorë a kartë, sipas mënyrës si paguan klienti në të vërtetë.
• Fiskalizohet si çdo faturë: merr NIVF-in e vet dhe është dokumenti që klienti paguan dhe regjistron në kontabilitet.

Klienti me NIPT e merr faturën përmbledhëse si faturë me të dhënat e biznesit të tij, kështu që e njeh si shpenzim dhe i zbret TVSH-në normalisht.

Një shembull konkret nga praktika

Furra "Drita" i çon bukë restorantit "Deti" çdo mëngjes, me vlerë 4,000 lekë dorëzimi. Gjatë gushtit bëhen 26 dorëzime.

• Çdo mëngjes, shoferi niset me porosinë e regjistruar (ORDER) për 4,000 lekë, të fiskalizuar në momentin e ngarkimit.
• Më 31 gusht, furra lëshon një faturë përmbledhëse 104,000 lekë, që u referohet të 26 porosive, me pagesë me transfertë bankare.
• Restoranti paguan një herë, ka një faturë të vetme për kontabilitetin, dhe çdo dorëzim i gushtit ka gjurmën e vet të regjistruar.

Nëse restoranti kthen një dorëzim, ai mbulohet me korrigjim ose thjesht nuk përfshihet në përmbledhësen, sipas rastit, dhe llogaria del gjithnjë me dokumente.

Çfarë ndodh me TVSH-në dhe deklarimin?

Momenti i deklarimit lidhet me faturën përmbledhëse, e cila duhet lëshuar brenda periudhës tatimore që mbulon dorëzimet. Rregulli praktik që ju mban gjithmonë brenda: mos e lini periudhën e faturimit të kapërcejë muajin kalendarik. Dorëzimet e gushtit faturohen me përmbledhëse të datës 31 gusht, jo të 5 shtatorit, që xhiroja dhe TVSH-ja të bien në muajin ku ndodhën shitjet.

Për vlerat, kalkulatori i TVSH-së ju ndihmon të verifikoni shpejt që totali pa TVSH plus TVSH-ja japin saktësisht totalin e faturës, kusht që sistemi e kontrollon në çdo fiskalizim.

Kur nuk ju duhet fatura përmbledhëse?

Jo çdo shitje me pagesë të vonuar kërkon këtë skemë:

• Një dorëzim i vetëm me pagesë më vonë: lëshoni faturë normale pa para në dorë me afat pagese; s'ka nevojë për porosi.
• Klientë të rastit: skema ka kuptim për marrëdhënie të rregullta e të përsëritura, jo për blerje një herë.
• Shitje me pagesë të menjëhershme: faturohet aty për aty, si çdo faturë e zakonshme.

Rregulli i thjeshtë: porosia hyn në lojë vetëm kur dorëzimi dhe pagesa janë të shkëputura në kohë dhe përsëriten me të njëjtin klient.

Si e ngrini skemën me një klient të ri

Para porosisë së parë, bini dakord me shkrim për tri gjëra, sepse pikërisht ato bëhen burim mosmarrëveshjesh më vonë:

• Periudha e faturimit: java, dyjavëshi apo muaji, dhe dita fikse kur lëshohet përmbledhësja. Dita fikse ju mbron nga kapërcimi i muajit dhe klientit i jep parashikueshmëri për pagesat.
• Kush i konfirmon dorëzimet: emri i personit te klienti që pranon mallin dhe firmos dokumentin e porosisë. Pa këtë, çdo kontestim i sasive në fund të muajit kthehet në fjalë kundër fjale.
• Afati i pagesës pas faturës përmbledhëse dhe mënyra e saj, që fatura të lëshohet direkt me mënyrën e saktë të pagesës.

Nga ana teknike ju mjafton klienti i regjistruar një herë me NIPT-in e tij te programi: porositë e tij grumbullohen vetë nën emrin e tij dhe në ditën e faturimit i shihni të gjitha bashkë, gati për t'u mbyllur me një dokument.

Gabimet që bëhen më shpesh

• Asgjë gjatë muajit, një faturë në fund: dorëzimet mbeten pa dokument dhe çdo kontroll gjatë rrugës ju gjen zbuluar. Ky është gabimi më i rëndë.
• Faturë e plotë në çdo dorëzim edhe pse pagesa është një: nuk është shkelje, por krijon mal me fatura, ndërlikon pagesën e klientit dhe rrit gabimet.
• Përmbledhësja harron porosi: porositë e pambyllura mbeten pezull në sistem. Kontrolloni në fund të periudhës që lista e porosive të hapura të jetë zero.
• Porosia përdoret si zëvendësim i faturës edhe kur klienti paguan aty për aty: pagesa e marrë kërkon faturë, jo porosi.
• Periudha e faturimit kapërcen muajin: deklarata e TVSH-së del e shtrembër dhe kërkon sqarime më vonë.

Pyetje të shpeshta

Sa porosi mund të përfshijë një faturë përmbledhëse? Të gjitha porositë e klientit për periudhën, pa kufi praktik. Kushti i vetëm është që secila të jetë e regjistruar dhe të mos jetë përfshirë në një përmbledhëse tjetër.

A mund të përfshij porosi të dy klientëve në një faturë? Jo. Fatura përmbledhëse i përket një blerësi të vetëm dhe mbledh vetëm porositë e tij.

Klienti nuk e paguan faturën përmbledhëse. Çfarë ndodh? Fatura mbetet e vlefshme dhe e deklaruar; mospagesa është çështje mes jush dhe klientit, si me çdo faturë me afat. Fiskalizimi nuk e kushtëzon vlefshmërinë me pagesën.

U anulua një dorëzim para faturës përmbledhëse. Si veprohet? Porosia e atij dorëzimi korrigjohet si çdo dokument i gabuar dhe nuk përfshihet në përmbledhëse. Kështu totali i periudhës del i saktë.

A marrin NIVF porositë? Po, çdo porosi regjistrohet dhe merr kodet e veta në momentin e lëshimit. Pikërisht këto referenca përdor fatura përmbledhëse për t'i mbyllur.

A funksionon kjo edhe për shërbimet? Po. Skema nuk kufizohet te mallrat: mirëmbajtja mujore, dërgesat e përditshme apo çdo shërbim i përsëritur mbyllet njësoj me faturë përmbledhëse.

E gjithë kjo skemë vlen vetëm nëse programi jua bën të lehtë: Fiscal Pro i regjistron porositë me një prekje, i mban të hapurat në një listë të vetme dhe e ndërton faturën përmbledhëse automatikisht nga porositë që zgjidhni, me referencat dhe totalet gati. Shihni si funksionon ose na shkruani për rastin tuaj konkret.

Baza ligjore

Fatura përmbledhëse dhe dokumentimi i qarkullimit përcaktohen nga ligji nr. 87/2019 "Për faturën dhe sistemin e monitorimit të qarkullimit", i ndryshuar (PDF) dhe nga udhëzimi nr. 20, datë 1.6.2020 (PDF).